Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов – это важно для легитимности документа

Почему так важна сверка взаиморасчетов, какие она дает возможности кроме инвентаризации платежей, как составить акт сверки взаимных расчетов.

Почему все нюансы взаимного контроля нужно обговорить заранее и отразить в договоре о взаимодействии сторон.

Когда сверку будут делать роботы и как уже сейчас облегчить рутинную процедуру сверки взаимных расчетов? Подробности в нашей статье.

Заманчивая перспектива

Сверка уже сейчас автоматизируется, ее будут делать роботы – такова перспектива. Недавно своим опытом роботизации бухгалтерии поделился один из крупнейших игроков телекоммуникационного рынка.

По словам главбуха компании, машина автоматически и практически без ошибок выполняла все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. Робот обрабатывает более 100 тыс. платежей ежемесячно, распознает около 95% данных.

О неточностях и невозможности считать информацию сообщает специалисту.

Что уже делает робот в компании: самостоятельно закрывает периоды, обрабатывает запросы на справки 2 НДФЛ, формирует акты сверок с контрагентами. Сверку доверили роботу. Вывод: эта процедура хоть и рутинная, однако важная и требующая предельной точности.

Но уже сейчас, не дожидаясь роботизации, бухгалтер может избежать рутины в процессе сверки — умные сервисы облегчают процесс сверки. Подробнее о сверке взаимных расчетов, об акте сверки и инструментах, помогающих облегчить сверку – далее в статье.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов – это важно для легитимности документа

Подключитесь прямо сейчас со скидкой в 50%.

Сверка – это инвентаризация активов и обязательств

Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации.

Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.

Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.

Что уточняем во время сверки:

  • дебиторскую задолженность — имущество организации,
  • кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов – это важно для легитимности документа

Однако к сверке бухгалтера прибегают гораздо чаще, чем один раз в год. Обычно ее делают тогда, когда партнерам нужно удостовериться в перечислении денежных средств и понять финансовую ситуацию по конкретной сделке или отрезку времени, отчетному периоду. Проведение сверок является жизненно необходимым в ситуации взаимозачетов.

Для чего нужна сверка:

  • быть в курсе как поступления денежных средств, так и задолженности,
  • подстегнуть недобросовестного контрагента,
  • закрепить факт задолженности,
  • иметь аргумент перед контролирующими органами о проведении инвентаризации и проявлении осмотрительности в работе с контрагентами.

Важно: по итогам сверки составляется документ – акт сверки взаимных расчетов. Этот документ является двусторонним, каждая из сторон договора должна подписать его.

Какие расчеты являются основанием для составления акта:

  • расчеты с поставщиками и подрядчиками,
  • расчеты с покупателями и заказчиками,
  • расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Детали процедуры сверки нужно закрепить документально

Сверка взаиморасчетов проводится абсолютным большинством компаний. Однако сверка не является обязательной процедурой и в этой ситуации одна из сторон договора может отказаться от ее проведения. Чтобы избежать этого, необходимо все моменты, касающиеся сверки расчетов, отразить в договоре.

Например, ограничить срок подписания акта сверки контрагентом, чтобы процесс ознакомления и подписания не растянулся до «бесконечности». Закрепить сроки обязательной инвентаризации расчетов, прописать периодичность проведения сверки и т.п.

В крупных компаниях проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц считается нормальной практикой и дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.

Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде приложения. Унифицированной и утвержденной государством формы акта сверки расчетов не существует, поэтому организациям нужно разработать свой акт сверки или же использовать один из существующих шаблонов акта сверки.

Что отразить в акте сверки расчетов

Акт сверки представляет собой документ, состоящий из 3 информационных блоков: «шапки», таблицы по каждому участнику сделки и блока с подписями сторон и датой подписания.

«Шапка»:

  • Правовой статус участников сделки. В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать названия, реквизиты компаний в соответствии с учредительными документами.
  • Сделка. В «шапке» необходимо отразить то, по какой конкретно сделке или документу (например, счетам-фактурам) проводится сверка взаиморасчетов. В акте должен быть указан номер документа, по которому осуществляется сверка. Это вдвойне актуально, если у компаний множество проектов договоров, счетов с контрагентом.
  • Сроки. В акте сверки нужно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов.

Прежде чем заполнить «шапку», не поленитесь проверить актуальность данных контрагента. Если компания не поддерживает с контрагентом регулярного контакта, не отслеживает его жизнедеятельность, то рекомендуется проверить точность его исходных данных – названия, правового статуса, статуса руководителя и других реквизитов.

Таблица:

  • Первичные документы. В акте сверки расчетов нужно указать первичные документы по сделке, по которой составляется акт сверки. Среди них могут быть платежки, накладные, счет-фактуры и т.п. Именно эти документы являются подтверждающими факт задолженности, без первичек акт сверки не станет аргументом в суде.
  • Суммы задолженности. Если сторона является плательщиком НДС, нужно уточнить, что налог включен в сумму долга. В случае обнаружения долга в акте в свободной форме допустимо обращение к контрагенту — указать срок погашения долга или график погашения долга.

Финальный блок:

  • Подписи ответственных лиц с расшифровкой и с указанием должности.
  • Дата подписания акта сверки. Важно учитывать, что дата составления акта и его подписания одной стороной, и дата его подписания другой стороной могут серьезно разниться, окончательной датой документы считается более поздняя дата подписания.

Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.

Как передается акт сверки контрагенту

Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.

Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним.

Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру.

Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.

Варианты подписания акта сверки второй стороной:

  • без разногласий,
  • с разногласиями.

Если же между компаниями установлен СБИС Электронный документооборот, то ваш акт партнер получит по электронным каналам связи мгновенно. В СБИС можно настроить автоматическую сверку книги покупок и продаж с контрагентами. При обнаружении расхождений система предоставит отчет по ним. Кроме того, система проверит правильность указанных данных о контрагенте и оценит его надежность.

Сервис СБИС Сверка проверит данные по ЕГРЮЛ/ЕГРИП, правильность корректность реквизитов, соотношения сумм счетов-фактур у вас и контрагента. Каждую сделку СБИС подтвердит или покажет возможные доначисления.

Воспользуйтесь услугой по сдаче отчетности, наши специалисты готовы взять ваши задачи по подготовке и сдаче отчетности «под ключ».

Подробнее о том, как подключиться к СБИС вам готовы рассказать наши специалисты.

Акт сверки взаиморасчётов. Образец заполнения 2021-2022 года

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления.

Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период.

Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта зачёта взаимных требований .xlsСкачать образец заполнения акта зачёта взаимных требований .xls

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.

Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Читайте также:  Чем отличается кадастровая стоимость от инвентаризационной, в чем заключается разница

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения.

То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить.

В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов – это важно для легитимности документа

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки | Что это такое, как его сделать, как проводить сверку?

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы. 

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

  • По наименованию или артикулу товара.
  • По договору.
  • По конкретной поставке.
  • По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.  

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов – это важно для легитимности документа

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на 19.01.2022

12 горячих вопросов о сверке взаиморасчетов

На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?

Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.

Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права  собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.

Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.

Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.

То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами  возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.

Как составлять акт сверки взаиморасчетов с поставщиком, если поставщик отправил товар, а мы его еще не получили?

Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути. 

Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика.

За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно,  пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его.

Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно. 

Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов 2019 с ми эксперта смотрите в статье «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов» (шаблон можно скачать).

Акт сверки: кто составляет и подписывает

Кто может подписывать акт сверки взаиморасчетов?

По общему правилу акт сверки взаиморасчетов должен подписывать директор компании. Чтобы акт мог подписать главный бухгалтер, нужно оформить доверенность, которая бы давала ему право на подписание акта. 

Можно подписывать акты и в электронном виде — электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Например, это можно сделать в сервисе Контур.Взаиморасчеты. 

Доверенность  на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности,  с которой  он приходит получать электронную подпись.

Кто кому должен предоставлять акт сверки взаиморасчетов — поставщик покупателю или наоборот? Всегда просим сверку от поставщиков, но нам часто отказывают. Как настоять?

Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы.

Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду.

Читайте также:  Государственная служба – закон и как работает система государственной службы в РФ.

Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.

Если ни в договоре, ни в дополнительном соглашении к нему ничего не говорится об акте сверки взаиморасчётов, принудить контрагента составлять или подписывать этот документ не получится: это не обязательный документ. 

Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?

Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.

В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите  в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями. 

Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки,  то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?

Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.

Иностранная валюта

Что делать, если расчеты происходят в иностранной валюте? Могут ли в одном акте сверки фигурировать и российские рубли, и евро? Как правильно заполнить акт сверки взаиморасчётов в этом случае?

Акт сверки должен составляться в той валюте, в какой происходят расчеты между сторонами. Если у вас есть иностранный контрагент, с которым вы рассчитываетесь в евро, то и акт сверки нужно составлять в евро. Переоценка денежных обязательств в национальной валюте — это уже другая история. 

Стороны могут договориться, что наряду с валютными обязательствами они оценивают эти обязательства и в своих национальных валютах. Но эта оценка будет иметь не обязательственный, а информационный характер. Суд, например, этот столбик не будет принимать во внимание.

Однако есть нюанс. Стороны могут предусмотреть в договоре, что если курс валюты существенно меняется, то одна из сторон обязана доплатить или снизить цену товара. В этом случае акт сверки взаиморасчётов придется составить исходя из курса валюты: допустим, сторона заплатила такую-то сумму в евро, курс ЦБ РФ на тот момент был таким-то.

Факторинг

Как сделать акт сверки взаиморасчётов по факторинговой сделке? Получается, что отгрузку мы делаем в адрес одного контрагента, а оплату получаем от другого. Как выглядит такой акт сверки?

Если у вас есть трехсторонний договор, то в нем можно предусмотреть, что сверка проходит между тремя сторонами. Но сложность такой сверки существенно выше, чем при двухсторонних расчетах: нужно учитывать как оплаты от фактора к поставщику, так и от покупателя к фактору.

Расхождения

Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?

Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год,  чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.

Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.

Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?

Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов.

 Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.

Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий. 

В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка  проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.

Может ли акт сверки подтвердить отсутствие задолженности?

Как ни странно, нет. Акт сверки, если обе стороны его подписали, может подтвердить задолженность.  Но нельзя исключить, что в закрытом периоде обнаружится первичный документ, который в акт не был включён, но накладывает обязательства на одну из сторон. В этом случае первичный документ имеет приоритет перед актом сверки. Нужно составить новый акт сверки, включив в него спорный  период.

  • Можно ли составлять акт сверки за тот же период повторно, если расхождения обнаружились после?
  • Все зависит от условий договора и от того, о чем вы условитесь с контрагентом. 
  • Либо вы работаете с входящем сальдо, не равным нулю, либо возвращаетесь к моменту, когда это расхождение у вас возникло, и урегулируете этот вопрос. 

При этом вам никто не запрещает составлять акт сверки за произвольный период. Например, если в III квартале вы обнаружите расхождения за I квартал, вы можете подписать акт сверки от начала года до текущей даты или до завершения III квартала. В нем вы отразите новые обстоятельства, и приоритет у него будет выше, чем у исходного.

Кстати, условие, что более поздний акт сверки приоритетнее раннего, тоже важно включить в договор, чтобы избежать разногласий.

Разобрались? Проверьте себя — пройдите тест.

Удобная сверка — в Контур.Взаиморасчётах.

Сравнивайте номера документов, даты и суммы, подписывайте акты сверки и протоколы разногласий КЭП.
3 недели бесплатно.

Отправить заявку

Энциклопедия заблуждений: Акт сверки расчетов составляет и подписывает бухгалтер! А нам нужно другое!

Для того, чтобы акт сверки расчетов был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), он должен содержать следующие реквизиты:

NN пп Реквизит документа Примечание (на что обратить внимание при оформлении акта сверки)
1 Наименование документа Обозначение вида документа
2 Реквизиты сторон Реквизиты необходимы для идентификации сторон. Поэтому помимо наименования организации с указанием организационно-правовой формы, желательно указать ее ИНН
3 Период за который проводится сверка Период устанавливается по волеизъявлению сторон
3 Дата возникновения задолженности Дата возникновения задолженности указывает на начало исчисления срока исковой давности
4 Дата подписания акта сверки должником Акт сверки должен позволить определить дату его подписания, а следовательно, и дату, на которую был прерван срок исковой давности
5 Основание составления акта сверки — обязательство, по которому признается задолженность В акте должны быть указаны: — реквизиты договора (при условии его заключения); — реквизиты первичных документов (актов выполненных работ, товарных накладных, платежных документов)
6 Сумма долга Указывается сумма конкретного обязательства, поскольку итоговое сальдо по расчетам между контрагентами не может дать информацию о признании какого долга идет речь, либо в акте расшифровывается сальдо (постановление Семнадцатого ААС от 10.10.2012 N 17АП-10245/12). В форму акта сверки расчетов с иностранными контрагентами необходимо включить графы для отражения данных как в рублях, так и в иностранной валюте
7 Подписи Акт сверки расчетов с контрагентами должен подписать руководитель или другое уполномоченное им лицо (п. 1 ст. 53 ГК РФ)
8 Печати сторон Заверение печатью организации подписи на акте, свидетельствует о полномочности такого лица выступать от имени данной организации (Определение ВАС РФ от 24.12.2009 N ВАС-14824/09; постановление Одиннадцатого ААС от 18.02.2014 N 11АП-22418/13). В то же время существуют примеры судебных решений, в которых судьи заключают, что при наличии всех обязательных реквизитов, характеризующих документ как первичный, оттиск печати не требуется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.06.2007 N А56-10798/2006)

— На проставлении в акте сверки ссылок на первичные документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (с указанием номеров и дат первичных документов, по которым произведена сверка), все чаще настаивают суды (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.03.2014 N Ф07-1502/13, ФАС Московского округа от 01.11.2012 N Ф05-11669/12 (определением ВАС РФ от 27.02.2013 N ВАС-1472/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ).

— Отсутствие в этом акте ссылок на первичные документы, а также даты подписания акта сверки свидетельствует об отсутствии действий, направленных на признание долга должником.

— Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.

2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»)

— Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановление Северо-Западного округа от 09.04.2013 N Ф07-1502/13).

Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, при условии, что это лицо не было уполномочено руководителем на такие действия.

В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009, определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-11147/13).

— При этом само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает кредитора права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (см., например, п. 12 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.

2000 N 51) В некоторых случаях документирование приемки исполнения производится без составления двустороннего акта.

Так, в рамках отношений по договорам энергоснабжения, купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности) на собственника энергопринимающих устройств по общему правилу возлагается обязанность снять показания расчетных приборов учета, составить акт снятия таких показаний и направить его другой стороне договора (п.п.

 159, 161 Основных положений функционирования розничных рынков электрической энергии, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 04.05.2012 N 442). Если приемка исполнения обязательства не предполагается по характеру обязательства, должник должен доказать сам факт исполнения, а если предполагается — также и факт приемки такого исполнения.

— Кроме того, законодатель защищает интересы стороны, столкнувшейся с необоснованным отказом другой стороны от надлежащего оформления документов, удостоверяющих приемку.

Так, при отказе одной из сторон договора строительного подряда от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.

Односторонний акт сдачи результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ; см. также п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51).

При этом судьи обращают внимание, что подписанные в одностороннем порядке акты оказанных услуг, могут быть приняты в качестве доказательств объема и качества оказанных услуг по договору, если для подтверждения факта оказания услуг не требуется представления предусмотренных законом или договором иных документов, подтверждающих результаты оказания услуг (постановление АС Уральского округа от 18.03.2016 N Ф09-1164/15). Если характер обязательства таков, что результаты работ (услуг) имеют овеществленный характер (например, предметом договора является санитарное содержание территории), для доказывания того факта, что услуги были надлежащим образом оказаны, составленных в одностороннем порядке актов оказанных услуг может оказаться недостаточно (см. постановление АС Северо-Западного округа от 17.02.2016 N Ф07-3846/15).

Читайте также:  Какие справки нужны для автошколы и насколько проблематично в нее поступить - отвечаем

— Закон связывает возникновение обязанности оплатить исполнение с фактом его предоставления кредитору, а не с составлением документов о приемке такого исполнения (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 09.10.2012 N 5150/12, постановления ФАС Уральского округа от 09.12.2013 N Ф09-11711/13, ФАС Поволжского округа от 25.

01.2011 по делу N А65-1477/2010). Поэтому отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, не означает, что стороны не могут ссылаться на другие доказательства, подтверждающие фактическое исполнение, хотя бы закон или договор предписывал необходимость составления соответствующих документов.

Такими доказательствами с учетом характера исполнения и обстоятельств спора могут выступать экспертное заключение, свидетельские показания и пр.

Поэтому для взыскания долга недостаточно сослаться только на акт сверки, а необходимо представить также документы, подтверждающие исполнение обязательства или иным образом подтверждающие обоснованность предъявленного требования.

Однако нередко отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, может повлечь негативные правовые последствия для одной из сторон, к примеру, парализовать возможность предъявления заказчиком по договору подряда требований, связанных с недостатками результата работ (п.п. 2, 3 ст. 720 ГК РФ).

Источник: http://leo-lyalin.ru/

Акт сверки: для чего нужен и как составить

С помощью акта сверки можно привести в порядок расчёты и выявить кто, кому и сколько должен. Свериться можно с контрагентами и с налоговой инспекцией. Рассказываем, как оформить этот документ и для чего он пригодится.

Когда нужен акт сверки

Во время совместной работы по договору стороны должны отслеживать финансовые потоки — перечисление денег, поступление товаров, работ и услуг. Это особенно актуально при длительных контрактах, состоящих из нескольких этапов. Для этих целей применяют акт сверки. Он помогает выявить сальдо расчётов на конкретную дату.

Поводом для сверки может стать окончание действия договора или одного из его этапов, завершение отчётного периода, поставка крупной партии товара. Запросить сверку может любая из сторон в любое время.

  • Акт могут составить во время инвентаризации имущества и обязательств компании, если выявляется неучтённая кредиторская или дебиторская задолженность.
  • Полезно проводить плановую сверку взаиморасчётов по действующим договорам на последний день года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс в части оборотных средств и кредиторской задолженности.
  • Акт сверки имеет важное значение в судебных разборках между контрагентами.

Если сторона подписала акт, в котором зафиксирован её долг, значит, она этот долг признала. Такой акт послужит дополнительным доказательством наличия долга.

Если же в подписанный акт не вошла задолженность, которая на самом деле проходит по бухчёту одного из контрагентов,в суде могут посчитать её нереальной.

Поэтому важно, чтобы информация в акте полностью соответствовала данным бухгалтерского учёта.

А ещё акт сверки даёт возможность прервать срок исковой давности. Например, вы безуспешно пытаетесь вернуть долг по договору уже несколько лет.

Пока контрагент кормит обещаниями, может кончиться срок исковой давности, и долги взыскать уже не получится.

Но если до этого момента вы оформите акт сверки и должник его подпишет, срок исковой давности начнёт идти с момента подписания акта, а не с момента возникновения долга. Так у вас появится дополнительное время для истребования задолженности.

Подписав акт, сторона договора признаёт действия тех лиц, которые выступа­ли от его имени без полномочий. Например, в товарно-транспортной накладной поставщика от имени заказчика расписался работник склада без права подписи. Если эта накладная войдёт в акт сверки и заказчик его подпишет, значит, он принял товар без претензий, в полном объёме.

Как провести сверку взаиморасчётов с контрагентами

Акт оформляют на основании платёжных поручений, накладных, счётов-фактур, актов выполненных работ по договору.

Форму акта сверки можно разработать самостоятельно или воспользоваться готовым шаблоном. Он может выглядеть так:

В «шапке» акта укажите период за который проводите сверку расчётов, наименования сторон, номер и дату договора.

В таблицу каждая из сторон вносит сведения о проведённых хозяйственных операциях. Организации отражают данные по бухучёту, ИП — по книге учёта доходов и расходов (КУДиР).

Левую часть таблицы заполняет инициатор сверки, правую — его контрагент.

Как заполнять акт:

  • проставьте сальдо расчётов на начало периода. Если его не было, ставьте ноль;
  • по каждой операции, которая была в периоде сверки, проставьте дату, номер документа и сумму. В дебет попадают приходные операции (поступление товара, приёмка работ), в кредит — расходные (платёж поставщику);
  • выведите итог на конец периода (сальдо на начало + сумма по дебету — сумма по кредиту). Конечное сальдо — это и есть сумма задолженности. Если сальдо с плюсом — это задолженность в пользу стороны-инициатора, если с минусом — её контрагента.

Те же самые операции у контрагента отразятся зеркально в его части таблицы: дебетовые суммы станут кредитовыми и наоборот.

Под таблицей каждая из сторон вписывает имеющуюся по их данным задолженность. В идеале суммы должны совпадать.

Образец заполненного акта сверкиОбразец заполненного акта сверки

Оформите свою часть акта сверки в двух экземплярах, поставьте дату, подписи директора или главбуха. Если у вас есть печать, заверьте ею акт. Оба экземпляра отправьте другой стороне с сопроводительным письмом, в котором укажите способ и срок возврата одного экземпляра подписанного акта.

Если есть ЭДО, можно отправить акт в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью.

Получив акт, бухгалтер контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть и отправляет второй стороне. Если в акте есть расхождения, стороны начинают вторую сверку, выясняют причины и запрашивают друг у друга недостающие документы. Если на этот раз всё сходится, работа по сверке заканчивается.

В противном случае нужно провести претензионную работу с партнёром. Если другая сторона так и не признает долг, готовят исковое заявление в суд. Его можно подать до истечения трёхлетнего срока исковой давности. Но одного акта сверки будет недостаточно, к заявлению нужно дополнительно приложить:

  • копии договора, платёжных поручений и первичных документов;
  • банковские реквизиты истца;
  • расчёт неустойки по договору;
  • копию квитанции об уплате госпошлины.

Сверка с налоговой инспекцией

Сверка расчётов по налогам и сборам стоит особняком, её проводят по отдельным правилам. Если вовремя не провести сверку, можно пропустить возникшую задолженность или не узнать о том, что есть переплата. Хотя бы раз в год нужно сверяться с налоговиками, чтобы держать расчёты с бюджетом под контролем.

ФНС России обновила старый регламент и ввела Временный порядок совместной сверки расчётов (Письмо от 09.03.2021 №АБ-4-19/2990). Если вам нужна сверка с налоговой инспекцией, она обязана её провести по вашему заявлению.

Форма заявления свободная, но в нём нужно указать:

  • наименование заявителя, его ИНН и КПП (при наличии);
  • период сверки. Можно свериться за 3 последних года. Если период не указан, налоговая инспекция пришлёт акт с начала года по день регистрации заявления;
  • виды платежей, можно указать КБК. Если не конкретизировать, сверку проведут по всем налогам и сборам с учётом пеней, штрафов и процентов;
  • способ получения акта сверки — нарочно, по почте или электронной почте.

Образец заявления о проведении сверки с ИФНСОбразец заявления о проведении сверки с ИФНС

Заявление можно отправить на бумаге или в электронном виде через своего оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

В сервисе «Моё дело» вы сможете заказать сверку с налоговой инспекцией через личный кабинет, ответ придёт туда же. Электронную подпись пользователям мы оформляем бесплатно.

Ответ на бумажный запрос ИФНС должна подготовить в течение пяти рабочих дней, на запрос электронной форме — в течение трёх дней.

В отличие от сверок с контрагентами для сверок с ИФНС есть специальная форма, утверждённая Приказом ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-17/685@.

Информация в акте будет сгруппирована по типам платежей и отдельно будут выделены невыясненные суммы. Отрицательное сальдо — это задолженность перед налоговой инспекцией, положительное сальдо — переплата.

Если информация от налоговиков сходится с вашими данными, подпишите последний лист раздела 1, поставьте отметку о согласовании без разногласий, и отправьте акт в ИФНС.

Если суммы не совпадают, проставьте свои данные в графу 4 раздела 1 и подпишите акт с отметкой «Согласовано с разногласиями». ИФНС проверит данные в течение 5 рабочих дней, при необходимости запросит дополнительные документы, и пришлёт новый акт.

Если на этот раз всё в порядке, поставьте отметку «Согласовано без разногласий» и отправьте в ИФНС. Если разногласия остались, заполните раздел 2 и отправьте с отметкой «Согласовано с разногласиями».

Отказ от подписания акта сверки

Акт сверки фиксирует состояние расчётов и служит подтверждением того, что в учёте всё отражено правильно. Если контрагент уклоняется от оформления акта сверки, то формально он ничего не нарушает. То же самое касается и сверок с ИФНС — налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности за отказ от подписания акта.

В договоре с контрагентами можно прописать обязанность подписывать акты сверок и предусмотреть санкции за неисполнение этого условия.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *